XML da nota fiscal

XML da nota fiscal é o arquivo digital em formato XML que contém todos os dados da nota fiscal eletrônica e a assinatura digital do emitente, e que tem validade jurídica e fiscal. O DANFE ou o PDF é apenas uma representação gráfica; o documento fiscal de verdade é o XML autorizado.

Para que serve

• Comprovar a operação perante o fisco, o cliente e a justiça.
• Escriturar a contabilidade e as obrigações fiscais.
• Permitir ao cliente empresarial lançar a compra e os créditos de impostos.
• Alimentar sistemas de gestão e conciliação.
• Servir de base para devoluções, cancelamentos e eventos.

Como armazenar

Guarde os XMLs de forma organizada, por período e por tipo de nota, em ambiente seguro e com cópia de segurança. O contador pode solicitá-los todo mês. Muitos sistemas de gestão armazenam automaticamente, mas a oficina não deve depender exclusivamente de um único provedor, e deve garantir o acesso mesmo se trocar de sistema. Não altere o conteúdo do arquivo, pois qualquer modificação invalida a assinatura.

Envio ao cliente e riscos

Empresas e frotas exigem o XML, e o envio por e-mail costuma ser automatizado pelo sistema. Confira o endereço de e-mail e acompanhe devolução de mensagens. A falta de XML atrasa o pagamento de grandes clientes.

O prazo de guarda segue a legislação fiscal, e o contador informa o período adequado. Perder os XMLs dificulta a defesa em fiscalizações e a recuperação de créditos. É comum a necessidade de baixar novamente do portal da Fazenda, mas a consulta tem limites de tempo e de quantidade. Faça rotina de cópia mensal, com conferência da quantidade de arquivos em relação à quantidade de notas emitidas e canceladas. Para o MEI e pequenas empresas, uma pasta compartilhada com o contador já resolve, desde que seja mantida em dia.

Perguntas frequentes

XML e PDF da nota são a mesma coisa?

Não. O XML é o documento fiscal com valor legal; o PDF é só uma representação para leitura.

Quanto tempo devo guardar o XML?

Pelo prazo exigido pela legislação fiscal, que costuma ser de anos. O contador confirma o período aplicável à oficina.