Retenção de impostos na nota

Retenção de impostos na nota é o mecanismo em que o tomador do serviço desconta do pagamento um tributo devido pelo prestador e o recolhe diretamente ao fisco. A oficina emite a nota pelo valor total, mas recebe o valor líquido, já sem o imposto retido.

Quando acontece

A retenção depende da legislação do município, no caso do ISS, e da legislação federal, no caso de tributos como IRRF, PIS, Cofins, CSLL e contribuição previdenciária. Geralmente ocorre quando o tomador é pessoa jurídica, como seguradora, frota ou órgão público, e quando se atingem determinadas condições. Empresas do Simples Nacional têm regras próprias, que muitas vezes alteram ou dispensam a retenção federal, e o contador deve confirmar cada caso.

Como registrar

• Informar na nota os campos de retenção, quando o sistema permitir.
• Calcular o valor líquido a receber e conferir com o pagamento.
• Guardar o comprovante de retenção emitido pelo tomador.
• Lançar a retenção no financeiro como imposto antecipado, não como desconto comercial.
• Conciliar com o contador, para compensar corretamente na apuração.

Sem o controle, a oficina pode pagar o mesmo imposto duas vezes: uma retido pelo tomador e outra no recolhimento próprio.

Impacto no caixa

O dinheiro que entra é menor do que o valor da nota, o que afeta o fluxo de caixa e a margem. Em contratos com grandes clientes, projete o recebimento líquido na hora de precificar. Além disso, confirme com o tomador as regras de retenção antes de emitir, para evitar notas refeitas.

Divergências entre o valor pago e o faturado costumam vir de retenção não registrada. Acompanhe os informes de rendimentos e os comprovantes que o tomador deve fornecer, pois eles sustentam eventual compensação na declaração. Treine a equipe financeira para tratar o tema como rotina, não como exceção.

Perguntas frequentes

Quem faz a retenção, a oficina ou o cliente?

O cliente, quando é o tomador obrigado a reter. Ele desconta o imposto e o recolhe ao fisco, repassando o valor líquido à oficina.

A oficina do Simples Nacional sofre retenção?

Pode haver retenção de ISS em alguns municípios, enquanto as retenções federais seguem regras específicas. O contador confirma o caso.