Permissões por usuário são as regras do sistema que definem o que cada pessoa da equipe pode ver, criar, alterar e apagar. Em uma oficina, permitem que o mecânico veja só suas ordens de serviço, que a recepção abra orçamentos e que somente o dono acesse o financeiro completo.
Perfis comuns
- Dono ou gestor: acesso a tudo, inclusive relatórios e configurações.
- Recepção: cadastros, orçamentos, abertura de OS e recebimentos do dia.
- Mecânico: suas OS, lançamento de peças e serviços e fotos.
- Financeiro: contas a pagar e a receber, sem alterar OS.
- Estoquista: entradas, saídas e inventário.
- Contador: consulta e exportação de documentos fiscais.
Como definir
- Liste as funções existentes na oficina.
- Para cada função, defina o mínimo de acesso necessário.
- Crie um login individual para cada pessoa.
- Proíba ações sensíveis, como apagar OS ou alterar preços, a quem não precisa.
- Revise as permissões quando alguém muda de função.
- Desative o acesso no mesmo dia em que alguém sai da equipe.
Por que importa
- Protege informações financeiras e dados pessoais de clientes.
- Evita erros por alteração acidental.
- Permite saber quem fez o quê.
- Reduz risco de fraudes internas.
Erros comuns
- Compartilhar a senha do dono com a equipe.
- Dar permissão total por comodidade.
- Esquecer de remover acesso de ex-funcionários.
- Permitir descontos e preços sem limite.
O que perguntar ao fornecedor
Se as permissões são configuráveis ou fixas, se há registro de auditoria das ações e se é possível limitar o acesso por unidade, quando houver mais de uma. Também vale saber se há autenticação em duas etapas.
O que muda na rotina
Cada pessoa passa a ver o necessário para seu trabalho e a ser responsável pelo que registra. A confiança na informação do sistema aumenta.
Perguntas frequentes
Mecânico precisa ver os valores das peças?
Nem sempre. Pode ver itens e quantidades, sem custo e margem, se a oficina preferir manter essa informação restrita.
Posso limitar o desconto que a recepção dá?
Em sistemas com essa regra, sim. Defina um limite e exija aprovação do gestor acima dele.
Todos precisam de login próprio?
Sim. Login individual permite identificar responsáveis e proteger o acesso, além de facilitar a revogação.
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