Integração com contador é o recurso que permite ao escritório contábil receber, direto do sistema da oficina, os documentos e relatórios de que precisa: notas fiscais emitidas, arquivos XML, lançamentos financeiros e relatórios de vendas e serviços. Reduz o vaivém de arquivos e erros de digitação.
O que normalmente é compartilhado
- XML de notas fiscais de serviço e de produto emitidas.
- Notas de compra de peças e insumos.
- Relatórios de faturamento por período.
- Contas a pagar e a receber.
- Movimentação bancária conciliada.
- Cadastro de clientes e fornecedores, quando necessário.
Formas de integração
- Acesso do contador ao sistema com perfil limitado, para consultar e baixar arquivos.
- Envio automático periódico de arquivos por e-mail ou plataforma.
- Exportação em formato aceito pelo programa do escritório.
O que combinar com o contador
- Quais documentos e relatórios ele precisa e em qual prazo.
- Formato dos arquivos e forma de envio.
- Plano de contas e categorias para o financeiro.
- Regime tributário e códigos fiscais usados nas notas.
- Quem corrige erros e como são comunicados.
Cuidados
Dê ao contador apenas o acesso necessário, com login próprio. Mantenha o cadastro de produtos e serviços com os códigos fiscais corretos, pois erros ali se repetem em todas as notas. Guarde os documentos pelo prazo exigido pela legislação.
Erros comuns
- Enviar arquivos incompletos no fim do mês.
- Não conciliar o financeiro antes de entregar ao contador.
- Compartilhar a senha do dono em vez de criar um acesso próprio.
- Mudar categorias sem avisar o escritório.
O que muda na rotina
O fechamento do mês deixa de ser corrida atrás de papéis. O contador trabalha com dados organizados e a oficina ganha tempo para olhar o resultado e não apenas cumprir obrigações.
Perguntas frequentes
Preciso trocar de contador para usar integração?
Não necessariamente. Muitos sistemas exportam em formatos amplamente aceitos. Converse com o escritório sobre o que ele prefere.
O contador pode acessar meu sistema?
Pode, com perfil de acesso próprio e limitado, o que é mais seguro do que usar o login do dono.
O sistema substitui o trabalho do contador?
Não. Ele organiza e envia os dados, mas a apuração de impostos e as obrigações seguem com o profissional.
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