Contingência na emissão de nota

Contingência na emissão de nota é o conjunto de procedimentos que permite continuar vendendo e emitindo documentos fiscais quando o sistema da Fazenda, o serviço da prefeitura ou a conexão de internet estão indisponíveis. Cada tipo de nota tem modalidades e regras próprias de contingência.

Como funciona

Na NF-e e na NFC-e, existem modos de contingência em que o documento é emitido e assinado localmente ou por outro ambiente, sendo transmitido ao fisco assim que o serviço normaliza. A NFC-e, por exemplo, pode ser emitida em modo offline, com prazo para o envio posterior. Em NFS-e, a contingência depende da prefeitura e pode envolver emissão posterior de RPS (recibo provisório de serviços) com conversão em nota.

Cuidados

• Saber qual modalidade o sistema da oficina oferece e como acioná-la.
• Respeitar os prazos para transmitir os documentos emitidos em contingência.
• Conferir se todos os documentos foram autorizados após a normalização.
• Guardar os registros do período de falha.
• Tratar com cautela o cancelamento de notas emitidas em contingência.

Falhar em transmitir a tempo pode gerar multas ou a perda da validade do documento.

Preparação da oficina

Defina um procedimento escrito e treine a equipe do caixa e do faturamento. Verifique periodicamente se o certificado digital está válido e se o sistema consegue operar em contingência. Tenha uma alternativa de conexão, como segundo provedor ou rede móvel, para as horas críticas.

Informe o cliente, quando necessário, de que o documento definitivo será enviado posteriormente. No fim do período, concilie o que foi emitido com o que foi autorizado, para identificar pendências. O contador deve conhecer os procedimentos para orientar em caso de dúvida. A contingência não é uma saída para evitar emissão: é um recurso para não parar o negócio quando há falha técnica comprovada.

Perguntas frequentes

Contingência significa não emitir nota?

Não. Significa emitir por um modo alternativo quando o sistema está indisponível e transmitir depois, dentro do prazo.

O que fazer quando o site da prefeitura sai do ar?

Consulte as regras do município: pode ser possível usar contingência ou RPS e converter em nota depois. Confirme com o contador.